Archiviazione elettronica documenti Sardegna

Archivistica – L’archivistica è la disciplina che si occupa degli archivi e dei documenti in essi conservati e si occupa, pertanto, di tutti i tipi di archivio, correnti, di deposito e storici e dei metodi e delle tecniche di conservazione propri di ciascuna di queste fasi. Per usare le parole di Eugenio Casanova:

“L’archivistica, che non è soltanto la disciplina della tenuta degli archivi, come molti, per non dire tutti, hanno sinora ritenuto, ma quella che abbraccia l’ampissimo campo della costruzione e manutenzione dei locali e della suppellettile racchiusavi, dell’ordinamento di questa suppellettile e della comunicazione di essa nel presente e nel futuro.”

Archivio (corrente, di deposito, storico) – il complesso organico dei documenti prodotti o acquisiti da un soggetto giuridico nello svolgimento della propria attività; luogo deputato all’idonea conservazione di tale complesso di documenti.

La vita di un Archivio viene ricondotta a tre fasi di esistenza:

Autorizzazione allo scarto– provvedimento emanato dalla Soprintendenza archivistica competente, sulla base di una proposta di scarto di documenti presentata da ente pubblico o da un privato proprietario, possessore o detentore di un archivio dichiarato di notevole interesse storico, che ne autorizzi il macero.

Chiave di archiviazione – l’insieme degli elementi che identificano univocamente ciascuna unità documentale e ne consentono le corrette operazioni di conservazione e reperimento.

Classificazione – attività di organizzazione logica volta a ricondurre il documento, prodotto o ricevuto, alla corrispondente partizione dello schema articolato in voci, chiamato piano di classificazione, e consistente nell’apposizione di un codice pertinente.

Codifica – attività di numerazione attraverso l’apposizione di un’etichetta, finalizzata al più facile reperimento del documento.

Conservazione digitale – l’insieme delle attività e degli strumenti che assicurano che i documenti informatici siano mantenuti accessibili, utilizzabili (leggibili e intelligibili) e autentici (univocamente identificabili e integri) nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.

Conservazione sostitutiva – l’insieme di determinate procedure di conservazione applicato sia ai documenti informatici che a quelli analogici, regolamentato dalla normativa e in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La conservazione avviene mediante la memorizzazione su supporti idonei e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione (o di un pubblico ufficiale, in caso di documenti analogici originali unici per cui sia necessario attestare la conformità al documento d’origine di quanto memorizzato), che attesta il corretto svolgimento dell’intero processo.

Data entry (Indicizzazione) – attività di inserimento delle chiavi identificative e/o di ricerca della documentazione nel software (programma) gestionale.

Disinfestazione – operazione tecnica, con la quale i documenti vengono puliti da muffe, animali e microorganismi nocivi per la loro conservazione e per l’uomo

Documento – qualunque testimonianza (a prescindere dal supporto nel quale è contenuta) di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, che sia stata prodotta o ricevuta da una persona fisica o giuridica come strumento o residuo della sua attività pratica.

Elenco di consistenza – lista contenente l’elencazione, non necessariamente ordinata, delle unità archivistiche e/o delle unità di conservazione che costituiscono un archivio.

Elenco di scarto – elenco delle unità archivistiche, che avendo raggiunto la scadenza del tempo di conservazione, viene proposto per lo scarto.

Elenco di versamento – lista delle unità trasferite dall’ente titolare dell’archivio all’outsourcer.

Ente produttore – il soggetto giuridico, pubblico o privato, che, nel corso dell’espletamento della sua attività, produce un archivio.

Faldone – unità di conservazione.

Fascicolazione – operazione mediante la quale tutti i documenti prodotti (ricevuti, spediti o di natura interna), relativi ad un unico affare, vengono riuniti in un medesimo fascicolo.

Fascicolo (Pratica) – aggregato di tutti i documenti prodotti (ricevuti, spediti o di natura interna) nel condurre un affare in relazione ad un oggetto specifico indipendentemente dalla loro tipologia.

Inventario – mezzo di corredo che descrive tutte le unità archivistiche che compongono un archivio ordinato. Si definisce analitico o sommario a seconda del maggiore o minore grado di analiticità adottato per la descrizione di ciascuna unità archivistica. Comprende un’introduzione nella quale è necessario spiegare i criteri adottati nelle operazioni di riordinamento e inventariazione (nota archivistica), e delineare i momenti salienti della storia dell’ente produttore (nota storico istituzionale).

Macero – fase finale della procedura di scarto consistente nella distruzione fisica dei documenti; in via ordinaria prevede l’affidamento a cartiera autorizzata, oppure può essere eseguito alla presenza di un incaricato del titolare dell’archivio o della società di outsourcing, con conseguente rilascio del certificato di avvenuta macerazione.

Movimentazione – invio di documentazione in originale a seguito di richiesta di consultazione.

Nulla Osta allo scarto – provvedimento emanato dalla Direzione Generale per gli Archivi, su proposta delle Commissioni di sorveglianza, che autorizza il macero di documentazione degli organi giudiziari e amministrativi dello Stato.

Originale/Copia – Per originale si intende la stesura definitiva del documento, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali.

Per copia si intende la riproduzione di un documento originale.

Originali non unici – i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

Outsourcer/Outsourcing – L’outsourcer è l’azienda dotata di risorse specializzate nel fornire il servizio di outsourcing archivistico.

L’outsourcing è il processo di esternalizzazione, parziale o completa, dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio, a carattere collaborativo tra le parti e nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali; ha come obiettivo il raggiungimento di una maggiore efficienza e qualità del servizio.

Piano di classificazione (Titolario o Titolario d’Archivio) – strumento archivistico che si configura come un quadro di partizioni gerarchicamente ordinate, rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore e articolate in modo uniforme per identificare l’unità archivistica (fascicolo o registro). E’ lo strumento principale per organizzare l’archivio secondo un ordine logico-funzionale. Entra in vigore il 1° gennaio di ogni anno, perché collegato al registro di protocollo.

Piano di conservazione (Massimario di selezione e scarto) – strumento archivistico con il quale viene attribuito ai documenti, organizzati secondo il piano di classificazione adottato nell’archivio, un tempo di conservazione determinato sulla base della normativa vigente, delle esigenze amministrative e della valutazione storico–archivistica; nei casi prescritti deve essere approvato dalla competente autorità archivistica (strumento, integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445).

Presa in carico – acquisizione di documentazione di un ente da parte dell’outsourcer.

Registrazione di protocollo – registrazione su supporto cartaceo o elettronico in ordine cronologico progressivo dei documenti spediti e ricevuti da un ente con apposizione del relativo codice di classificazione.

Registro di protocollo – registro informatico della corrispondenza in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti.

Restituzione – ritorno della documentazione in originale movimentata a seguito di richiesta di consultazione.

Ricondizionamento – operazione con la quale si sostituiscono le unità di conservazione.

Riservatezza dei dati personali (Trattamento di dati personali) – qualunque operazione o complesso di operazioni svolti con o senza l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati (L. 675/1996).

Spolveratura – operazione tecnica, con la quale i documenti vengono puliti da polvere e sporcizia.

Trasferimento – conferimento di documentazione dall’ente titolare dell’archivio all’outsourcer.

Unità di archiviazione (UDA) – unità fisica contenente una o più unità elementari, costituita per la conservazione e la gestione, secondo le procedure stabilite nel contratto di outsourcing.

Unità di conservazione – contenitore entro cui sono raccolte e condizionate le unità archivistiche, unità di condizionamento come, ad es. busta, dossier, faldone, pacco, scatola, etc.

Versamento – trasferimento di documentazione relativa ad affari esauriti dall’archivio corrente a quello di deposito, e da quello di deposito all’archivio storico
Fonte: bucap.it