I documenti cartacei nel nostro lavoro sono ancora molti. Ne fanno ancora parte in modo rilevante sebbene l’uso delle tecnologie per l’elaborazione digitale e la gestione dei dati sia ormai di uso comune e sia fondamentalmente parte integrante delle attività di ogni giorno. Siamo ancora legati alla carta e ad una modalità di lavoro tradizionale che vede il supporto cartaceo ancora protagonista in molte attività, in molte operazioni e procedure di lavoro, specialmente in alcuni settori.
Se abbiamo lavorato bene fino ad ora con la carta perché non potremmo continuare a farlo?
Vero, ma siamo in grado di integrarla con gli strumenti informatici che ormai adoperiamo ogni giorno, ogni minuto? Diversi formati utilizzati per lavorare e scambiarci informazioni ci costringono ad adottare e cambiare costantemente modi di lettura e operatività diverse. Quindi ci impongono tempi e costi diversi. Invece di rimanere ancorati ad un sicuro e tranquillizzante modo di lavorare, proviamo a immaginarci come sarebbe più semplice avere a disposizione tutto, subito e in unico formato digitale?
La soluzione c’è e sta tutta in un programma software di archiviazione che ci permette di digitalizzare tutti i documenti cartacei con cui abbiamo a che fare, per una loro più facile e veloce reperibilità e un loro impiego più efficiente. Dematerializzare e archiviare ciò che fino ad oggi risiedeva solo su fogli di carta non vuol dire azzerrare il valore di quei documenti, anzi.. vuol dire semplicemente liberare spazio fisico prezioso e utile ad altro, archiviarlo in uno spazio virtuale senza limiti ma sicuro e ottenere in aggiunta enormi benefici in termini di conservazione, gestione e usufruibilità dei dati contenuti in essi. I software oggi a disposizione per la gestione documentale permettono non solo di archiviare i documenti che nascono solo su carta, ma anche di integrarli e correlarli con altre tipologie di documenti e dati, per esempio con i dati generati dai sistemi gestionali, con le e-mail e con molteplici tipologie di file elettronici.
Fino a quando non troveremo più block notes e graffette sulla nostra scrivania…..dovremo essere in grado di saper conservare ciò che è stato fino ad ora creato e memorizzato su carta, dovremo saper sfruttare al massimo ciò che oggi può esistere solo su carta…
Fonte: gestione-documenti.com
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