L’archiviazione sostitutiva dei documenti, anche conosciuta come conservazione sostitutiva è un sistema di procedure informatiche, regolamentate dettagliatamente dalle leggi italiane, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Per certi casi, l’archiviazione sostitutiva equipara i documenti cartacei a quelli elettronici, riconoscendo ad entrambi la validità legale. La validità legale di un documento informatico è garantita dalla firma digitale e dalla marca temporale, due elementi fondamentali che marcano un documento non più modificabile fissando la data e l’ora esatte della sua creazione.
Secondo la delibera del Cnipa del 19 Febbraio 2004, che illustra le regole tecniche e gli obblighi per la riproduzione e archiviazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita’ dei documenti agli originali, la archiviazione sostitutiva di documenti informatici ed eventualmente anche della loro impronta (rappresentazione digitale del documento composta da una sequenza di simboli binari di lunghezza fissa) avviene attraverso la memorizzazione in supporti idonei e si esaurisce con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo di archiviazione sostitutiva.
L’ archiviazione ottica sostitutiva è uno strumento alternativo all’archiviazione cartacea dei documenti, che permette un enorme risparmio in termini di stoccaggio, costi di stampa e ricerca e avviene attraverso l’utilizzo di software per la gestione documentale. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
Fonte: w3facile.com
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